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A transição para um novo modelo previsto na reforma tributária do consumo está prevista para acontecer em 2026, o que exigirá de empresas de todos os setores a atualização de informações fiscais de clientes, fornecedores e produtos. A medida visa evitar cobranças indevidas, autuações e limitações no uso de créditos no futuro sistema tributário.
Segundo especialistas, a revisão cadastral exigida pela reforma tributária deixou de ser apenas uma operação administrativa e passou a ser uma estratégia essencial para a conformidade fiscal.
Atualmente, os impostos sobre consumo, como ICMS (estadual), ISS (municipal), PIS e Cofins (federais), são cobrados no local de origem do produto ou serviço. Com a reforma tributária, a tributação passará a ocorrer no destino, ou seja, onde o bem ou serviço é consumido.
O modelo dual de IVA (Imposto sobre Valor Agregado) prevê dois novos tributos:
- IBS (Imposto sobre Bens e Serviços), gerido por estados e municípios;
- CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços), de competência federal.
A atualização cadastral, segundo especialistas, é um dos pontos mais sensíveis da adaptação, pois o domicílio fiscal do comprador passa a ser decisivo para definir a alíquota aplicável e garantir a correta distribuição da receita entre estados e municípios.
Reforma tributária: dados de clientes atualizados
Especialistas alertam que, a partir do próximo ano, informações detalhadas sobre a localização dos clientes — incluindo endereço completo e código do município — deverão constar nos documentos fiscais eletrônicos, com validade jurídica.
O cadastro, alertam especialistas, é indispensável para a conformidade fiscal da empresa no novo sistema.
Vale destacar que outros dados pessoais — como RG, CPF, data de nascimento ou informações sensíveis — não são exigidos.
Atualização deve abranger toda a estrutura da empresa
Além dos clientes, a revisão cadastral precisa incluir:
Fornecedores: verificar o regime tributário (Simples Nacional, Lucro Real, Lucro Presumido ou especial) para garantir o correto aproveitamento de créditos e evitar erros nas notas fiscais.
Produtos e serviços: atualizar a classificação fiscal (NCM/NBS) e vinculá-la aos novos códigos tributários. Isso definirá a alíquota e indicará a incidência do Imposto Seletivo, aplicado a produtos com impacto na saúde ou meio ambiente.
Estabelecimentos: cada unidade (matriz, filial ou centro de distribuição) deve ter Código de Município (IBGE) e novo CNPJ alfanumérico atualizados.
Riscos de dados desatualizados
Falhas ou inconsistências nos cadastros podem gerar impactos tributários significativos:
Aplicação incorreta de alíquotas: erros no código do município podem gerar cobrança equivocada do IBS.
Autuações e penalidades: informações incompletas ou imprecisas podem resultar em notificações fiscais.
Comprometimento do crédito tributário: inconsistências podem impedir o uso correto dos créditos de IBS e CBS, aumentando o custo tributário das operações.
